por Fátima  Soares

O mercado de trabalho hoje é dinâmico,  extremamente  competitivo   e   seletivo, fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organização sejam obtidos através das competências pessoais, e não só de habilidades técnicas.

Portanto,o Profissional para competir e sobreviver no mercado de trabalho, deve ver-se como um líder inovador e criativo, um empreendedor que desafia os obstáculos do dia-a-dia de trabalho, um profissional em que os outros possam se espelhar,por isso deve estar sempre atento ao negócio da organização e aos movimentos econômicos e sociais do cenário onde se insere.

Quanto maior o conhecimento adquirido, maiores serão as exigências para um profissional, bem como as possibilidades de atingir metas audaciosas. Outro aspecto a considerar é a tecnologia que possibilita ao profissional sair do operacional do fazer somente técnica, pura e simples do trabalho para focar nas funções gerenciais, onde o conhecimento é vital. Analisando os avanços da função do Profissional de Secretariado Executivo, pode-se inferir que esta se tornou Gerencial, considerando os contornos delineados na profissão nas últimas décadas.

Desde os anos de 1990 até a atualidade, vem ocorrendo mudanças significativas no perfil da profissional de secretariado. O mercado tem exigido profissionais de formação acadêmica específica e direcionada à área de atuação em “Secretariado,” que devem ser aptos a atuarem como:

a) Assessora Executiva – sendo o agente executor e multiplicador mais próximo dos executivos nas organizações;

b) Gestora – veicular a prática do exercício de atribuições e responsabilidades, das funções de Secretariado Executivo, exercendo as funções gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento;

c) Empreendedora – promover as idéias e as práticas inovadoras, com competência para implantar resoluções alternativas e inovadoras, bem como capacidade crítica, reflexiva e criativas;

d) Consultora – estender à empresa e à sua cadeia produtiva seus objetivos e políticas, trabalhar com a cultura da organização, transformando-as em oportunidades.

Assim, pode-se inferir que a profissão de Secretariado a cada dia exige mais conhecimento, pois quanto maior o nível de informação fundamentada de um profissional maior serão as possibilidades de atingir suas metas.A tecnologia permite um trabalho mais centrado nas funções gerenciais, onde o conhecimento é vital, logo, pode-se afirmar que a função do Profissional de Secretariado Executivo é Gerencial e Estratégica.

Diante desse cenário e de acordo com Medeiros e Hernandes (2005) percebe-se que, as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decisões, relacionar-se com todos os níveis hierárquicos, bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização. O profissional de hoje, é um solucionador de problemas que tem a missão de utilizar com competência os recursos existentes para prover a equipe de informações confiáveis em tempo hábil, integrando as variáveis organizacionais e humanas, valorizando assim, a diversidade de conhecimentos e habilidades do profissional para gerar resultados com recursos escassos.

Para atuar na atividade gerencial, ou seja, como Gestor Estratégico (Drucker, 1999) cita algumas habilidades necessárias, como:

• Desenvolver competências
• Tomar decisões administrativas
• Ter conhecimentos técnicos específicos
• Conhecer as funções gerenciais
• Entender a empresa, sua razão de ser e seus objetivos
• Entender a cultura da organização
• Ser um agente de mudança
• Estar mais próximo do centro de deliberação do processo decisório
• Estar apto para trabalhar em equipe
• Descentralizar as funções e coletivizar os serviços
• Desenvolver uma visão estratégica
• Tornar-se um gestor estratégico

Dentre as competências citadas por (Druker, 1999) tornar-se um Gestor estratégico é o grande desafio do Profissional de Secretariado Executivo, considerando as características demandadas para a função, tais como: capacidade de elaborar e implementar estratégias de médio e longo prazo para a empresa ou para a sua área de trabalho, estabelecendo objetivos e metas, bem como, elegendo eficazmente os caminhos e os meios que conduzem aos mesmos, ou seja, é  aquele que define necessidades, prioridades, planeja a intervenção, coordena a execução e gerencia segundo uma visão estratégica os processos organizacionais.

Com a finalidade de entender melhor os conceitos sobre estratégia, consultou-se Chiavenato & Sapiro (2004), que informam:

“O termo “estratégia” vem de “Strategos” que tem suas origens na Grécia Antiga.

Estratégia empresarial significa um plano que integra as principais metas, políticas e seqüenciais de ações de uma organização em um todo coerente.

“Estratégia é um plano-mestre abrangente que estabelece como a organização alcançará sua missão e os seus objetivos”.

Assim, analisando os conceitos dos autores citados, a criação de uma estratégia e sua implementação, devem ser interpretados como um processo, ou seja, como um conjunto de atividades que transforma idéias em resultados. Para isso, faz-se necessário através de uma cuidadosa seleção de idéias baseado em conhecimentos, que desenvolvidos e aplicados de forma adequada, levam o profissional a uma vantagem competitiva em suas atividades secretariais, como:

• Conhecer o Negócio da empresa em que atua;
• Ter comprometimento com o aprendizado contínuo;
• Desenvolver e preparar-se para novos papéis;
• Ter habilidade para atuar como incentivador e criador de valor para a empresa e seus clientes;
• Ter flexibilidade para adaptar-se à mudança de cultura organizacional, adequando-se ao novo mundo dos negócios;
• Concentrar e ter foco em suas forças;
• Manter sempre a iniciativa frente aos desafios organizacionais;
• Ter determinação, segurança e rapidez nas ações a serem tomadas.

Uma estratégia recomendada ao profissional de secretariado para se contextualizar na abordagem trazida pelos autores do presente estudo, é estabelecer um vínculo com as competências citadas acima, fazendo um diagnóstico de suas potencialidades, dificuldades, avanços e recuos necessários para atingir o plano de meta empresarial e da carreira profissional, através dos questionamentos: 

• O que é estratégico no trabalho do Profissional de Secretariado?
• O que é operacional no trabalho do Profissional de Secretariado?
• Como o Profissional de Secretariado pode ser estratégico no seu trabalho contribuindo positivamente para os resultados da empresa e do meu setor?

Assim, o Profissional de Secretariado Executivo necessita deter o conhecimento sobre gestão e finanças, relações humanas e tecnologia, linguística e mercadológica, técnicas secretariais e ética, direito e empreendedorismo, dentre outras, o que lhe possibilitará implementar, através da seleção das idéias e conhecimentos, o que pode ser aplicado no seu trabalho. Como gestor estratégico o Profissional de Secretariado Executivo amplia a vantagem competitiva das atividades, transformando os ativos intangíveis (idéias e conhecimentos) em tangíveis(sistemas e processos) para que a prática se estabeleça de forma fundamentada, oportunizando a conquista de espaço na organização e ganhando credibilidade profissional.

No atual cenário organizacional, o principal papel do Profissional de Secretariado Executivo é saber relacionar suas competências e os recursos que as empresas detêm, a fim de garantir a criação de uma vantagem competitiva sustentável. Dentro dessa visão, Hilsdorf (2003),evidencia a importância da atitude e da mudança, que parafraseamos a seguir: “Os homens são grandes na justa medida da vontade e do caráter que possuem; o que determina o futuro pessoal e profissional é a vontade de cada um. Pois, a verdadeira vontade de mudar de fazer acontecer, expressa-se pela ação imediata na direção da mudança, porque, não basta querer é necessário fazer, por que são as atitudes que escrevem a nossa história e não as nossas expectativas”.

 

 

Referências Bibliográficas

• CERTO, Samuel C. Administração moderna. São Paulo: Printice Hall, 2005.

•  Costa, Eliezer Arantes da. Gestão Estratégica, Ed. Saraiva, São Paulo. 2007.

• Chiavenato, Idalberto & Sapiro, Arão. Planejamento Estratégico. Ed. Campos. RJ. 2004

• Drucker, Peter, Desafios Gerenciais para o Século XXI, Ed. Pioneira,1999

• Hilsdorf, Carlos, Atitudes Vencedoras, Ed. Senac. São Paulo. 2003.

• MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. Editora Atlas. São Paulo, 2005.

• MOURA, Maria Alice. Competências individuais demandadas pela profissional de secretariado: um estudo do grupo de melhorias das secretárias da Vallourec & Mannesmann do Brasil S.A. 2006. Dissertação (Mestrado Profissional em Administração de Empresas) – Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo.

Fátima Soares, Secretária Executiva, Professora Universitária, consultora, palestrante, Diretora de Desenvolvimento Profissional do Sindsemg.