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MENSAGENS ELETRÔNICAS (E-mail)

O papel do correio eletrônico nas comunicações

Antes de mais nada, tenha sempre em mente que e-mail é o meio pelo qual sua mensagem é enviada, é o canal de transmissão da mensagem, e não a mensagem em si.  Por e-mail você pode encaminhar vários tipos de correspondências anexadas: uma carta (correspondência externa), um memorando (correspondência interna), uma circular, um relatório.  Por isso mesmo, a correspondência transmitida por e-mail deve merecer o mesmo cuidado daquela que é escrita em papel.

É inadmissível que a linguagem da correspondência empresarial seja nos mesmos padrões daquela utilizada nas salas de bate papo da internet.  Abreviaturas como vc(você), tb(também), tc(teclar), ksa(casa) são proibidas quando se trata de redação comercial.

Há, é claro, aquelas mensagens breves, que, em algum momento, você redigirá sem documento algum anexado, ou seja, o texto se desenvolverá no próprio “corpo” do e-mail; portanto, diante da tarefa de redigir um e-mail ou responder a algum texto que lhe foi enviado, considere que escrever é um processo que envolve variadas etapas.  Inicialmente, faça uma coleta dos dados que deseja transmitir a seu correspondente e pense sobre tais informações. Não seja apressado, não comece a escrever imediatamente.

Considere o fato mais importante que tem em vista comunicar e qual é seu objetivo.  Se precisa dizer que viajará em 10 dias, diga simplesmente: “Estou viajando dentro de 10 dias” ou “Viajo daqui a 10 dias”.  Não se admite construir um texto complexo, com palavras difíceis e termos invertidos.  O importante é comunicar um pensamento, tornar comum o que você quer que seu correspondente entenda.

Saiba que um texto incorreto gramaticalmente pode trazer inúmeros prejuízos a você, pois erros de grafia, de concordância verbal ou nominal, de conjugação, transmitem uma imagem ruim de quem os cometeu.  Um dos argumentos mais fortes nas comunicações empresariais é o uso da linguagem gramaticalmente correta.  E-mails são mensagens objetivas, curtas e rápidas, mas nem por isso podem ser truncadas, cheias de gírias e em linguagem coloquial demais.  Em geral, as pessoas com algum conhecimento prestam muita atenção aos erros gramaticais alheios.

Estruturalmente, o e-mail deve ter um vocativo (saudação inicial), a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e assinatura (nome do remetente) – atualmente já é comum a “assinatura eletrônica.”

Evite excesso de destaques, como negritos, sublinhados, aspas, itálicos ou maiúsculas.

Use termos objetivos; evite termos imprecisos como meados do mês; depois do feriado; até o final do mês; semana que vem.

Substitua as expressões que possam gerar dúvidas ou mal-estar: bom, ruim, feio, ou aquelas que causam efeito negativo, que irritam ou deprimem: – absurdo, despreparo, falha, ineficiência, incompetência, prematuro: “Fiz uma leitura superficial do seu relatório....”

Essas expressões causam má-vontade, predisposição negativa no interlocutor.

Lembre-se de que, justamente por ser correspondência rápida e que circula entre vários endereços eletrônicos, os e-mails têm que ser muito precisos, entendidos por todos que os recebem e não podem dar margem a dupla interpretação.

Como você está “conversando” com alguém sem vê-lo e sem ouvi-lo,  não pode deixar que nada seja interpretado como brincadeira, ironia, desrespeito.

E-mail deve ser ferramenta para tornar a comunicação fácil, rápida, abrangente e eficaz .

Por: Maria Carmen Gomes